Neben Textarbeiten erstelle ich für meine Kunden regelmäßig interne und externe Kommunikationsstrategien. Dieses hier vorgestellte Konzept habe ich für eine deutsche Niederlassung eines Logistikdienstleisters erstellt. Ziel meines Kunden war es,
- die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern,
- über Themen wie Unternehmensstrategie, Unternehmenskultur oder zum Standort besser zu informieren und
- die Loyalität sowie das Engagement unter den Mitarbeitern zu erhöhen.
Gleichzeitig war dem Kunden wichtig, ein gutes Maß zwischen schriftlicher und mündlicher Kommunikation zu finden.
0. Wie ich Strategieprojekte angehe
Bevor ich allerdings auf dieses konkrete Projekt eingehe, möchte ich dir kurz meine Vorgehensweise schildern.
Normalerweise erhalte ich von meinen Kunden vorab ein schriftliches oder mündliches Briefing. Ich arbeite mich in die Thematik ein und vereinbare Gespräche, um erste Fragen zu klären.
Bei mir geht es immer um die Kommunikation. Daher spreche ich bei strategischen Konzepten auch mit Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen und Hierarchien: also mit Arbeitern, Angestellten, Managern bis hin zu den oberen Führungsebenen. So verschaffe ich mir ein konkretes Bild der aktuellen Situation. Vor allem aber höre nicht nur die Meinung meines Auftraggebers, also in der Regel der Geschäftsführung. Dabei ist ganz wichtig, dass die Gespräche mit den Mitarbeitern vertraulich behandelt werden und sie mir offen ihre Meinung sagen können, ohne irgendwelche Konsequenzen ihrer Offenheit befürchten zu müssen.
Das wichtigste in dieser Phase ist es, die richtigen Fragen zu stellen und gut zuzuhören.
„Lerne vom Gestern, lebe heute, vertraue auf morgen. Das Wichtigste ist, nicht aufhören zu fragen.“ – Albert Einstein
Nach den Gesprächen sortiere ich die Informationen und erstelle eine konkrete Situationsanalyse. Darauf aufbauend und unter Berücksichtigung des vorgegebenen Budgets erarbeite ich verschiedene Lösungsansätze. Hier nutze ich gerne Brainstormings, um erst einmal viele Ideen zu sammeln. Diese dürfen gerne auch außergewöhnlich sein.
Danach wird wieder sortiert und auf Machbarkeit und Umsetzbarkeit geprüft. In diesem Schritt hole ich mir in der Regel erstes Feedback vom Kunden, um zu erfahren, ob die Richtung passt.
Jetzt wird alles ein letztes Mal sortiert und schließlich dem Kunden vorgestellt. In den meisten Fällen gibt es hier und da weitere Änderungen oder Ergänzungen. Diese werden eingearbeitet und der Kommunikationsplan steht.
Es folgt die Umsetzung. Bei diesem Projekt unterstütze ich meinen Kunden dabei. Bei anderen Projekte ist meine Arbeit hier beendet.
Genug der Theorie, unten nun ein ganz konkretes Beispiel aus der Praxis.
1. Der Status Quo
Am Standort arbeiten in etwa 800 Mitarbeiter, ein Großteil davon in der Produktion und damit ohne regelmäßigen Zugang zu einem Computer. Firmen-Smartphones gibt es ausschließlich auf Führungsebene. Die Zielgruppe, für die die Kommunikation verbessert werden soll, ist grundsätzlich sehr heterogen – vom Arbeiter bis hin zum Geschäftsführer sind alle Ebenen vertreten.
Folgende Kommunikationskanäle stehen zur Verfügung:
- direkte Vorgesetzte – regelmäßige Mitarbeiterumfragen bestätigen, dass die direkten Vorgesetzten die wichtigsten Informationsquellen sind
- Mitarbeiter-Magazin (gedruckt und als PDF per E-Mail), das dreimal jährlich erscheint
- Online-Newsletter, der sechsmal jährlich per E-Mail verschickt wird
- Online-Management-Newsletter, erscheint monatlich
- Kurzinformationen per E-Mail zu diversen Themen
2. Das Problem
Es müssen gleichzeitig unterschiedliche Zielgruppen und Anforderungen bedient werden. So ist ein Teil der Belegschaft grundsätzlich auch an Themen interessiert, die das Unternehmen als Ganzes betreffen. Die meisten Mitarbeiter möchten allerdings fast ausschließlich erfahren, was vor Ort passiert. Um auf die unterschiedlichen Bedarfe eingehen zu können, musste ich in meiner Kommunikationsstrategie also berücksichtigen, welche Themen wie kommuniziert werden können. „One size fits all“ funktioniert hier nicht.
Neue Kommunikationskanäle können im Rahmen der internen technischen Möglichkeiten hinzugefügt werden. Allerdings sind diese begrenzt, z. B. sind Mitarbeiter-Apps für private mobile Geräte noch nicht erlaubt. Für neue Kommunikationsmaßnahmen steht außerdem nur ein begrenztes Budget zur Verfügung.
Grundsätzlich sollen die Mitarbeiter zu unterschiedlichen Themen informiert werden:
- Konkrete Informationen über den Standort
- Gesundheitsmaßnahmen vor Ort
- Persönliche Geschichten von Mitarbeitern
- Plattform, um Mitarbeiter auszuzeichnen
- Blick hinter die Kulissen
- Informationen zur wirtschaftlichen Lage des Unternehmens
3. Die Lösung
Um die unterschiedlichen Zielgruppen bestmöglich zu erreichen, habe ich Änderungen in vier Bereichen vorgeschlagen:
a) Print-Kommunikation
Dem bestehenden Mitarbeitermagazin werden vier Sonderseiten nur für diesen Standort beigefügt. So werden die Mitarbeiter vor Ort besser informiert und können sich besser mit dem Unternehmen identifizieren. Dieser Kanal wird gleichzeitig dafür genutzt, besondere Leistungen einzelner Mitarbeiter hervorzuheben. Da das Magazin sowohl gedruckt als auch Online zur Verfügung steht, können alle Mitarbeiter am Standort erreicht werden.
Im Online-Newsletter erscheinen regelmäßig Berichte zu oder aus diesem Standort. Manager haben die Möglichkeit, das druckfreundliche Format für Mitarbeiter ohne regelmäßigen Computerzugang auszudrucken.
Wichtige Informationen – z. B. zur Unternehmensstrategie oder Kultur – werden mit Posterkampagnen anschaulich für die Arbeiter ohne Computer ergänzt.
b) Verbale Kommunikation
Manager erhalten mit ihrem Management-Newsletter regelmäßig Informationen zum Standort. Visuelle Kommunikationsmittel wie beispielsweise kurze, schön gestaltete PowerPoint-Präsentationen, ergänzen den Newsletter. So erhalten sie die Möglichkeit, unkompliziert Informationen an ihre Mitarbeiter weiterzugeben. Ziel ist es, den Managern die Arbeit zu erleichtern, indem sie vorgefertigte, maßgeschneiderte Materialien erhalten.
Das Management soll regelmäßige Abteilungsmeeting organisieren. Die Mitarbeiter sollen informiert werden und die Gelegenheit erhalten, Fragen zu stellen oder Bedenken zu äußern.
Der Geschäftsführer steht regelmäßig für Fragen aus der Belegschaft zur Verfügung. Dazu nimmt er mindestens zweimal jährlich an den Abteilungsmeetings in kleinerem Kreis teil.
Mindestens einmal jährliche finden Townhalls mit Vertretern aus der europäischen Konzernzentrale statt . Mitarbeiter erhalten so die Gelegenheit, Fragen direkt an das Management zu stellen. (Townhalls sind eine Art kurze Mitarbeiterversammlungen, bei denen Geschäftsführer oder andere Führungskräfte Updates zum Unternehmen geben und im Anschluss Fragen beantworten. Allen Mitarbeitern wird die Möglichkeit gegeben, an diesen Veranstaltungen teilzunehmen)
Einführung eines Round Tables mit dem Geschäftsführer: Einmal pro Quartal werden Mitarbeiter zu einem Gespräch im kleinen Kreis mit dem Geschäftsführer eingeladen. Die Mitarbeiter dürfen sich auf freiwilliger Basis melden und Themen, die sie beschäftigen, offen diskutieren. (Bei einen Round Table kommen maximal zehn Menschen in ungezwungener Atmosphäre zusammen, um ein bestimmtes Thema gemeinsam zu diskutieren).
c) Digitale Kommunikation
Der Geschäftsführer schreibt einmal im Quartal einen persönlichen Brief an die Mitarbeiter, der per E-Mail verschickt und als Aushang verteilt wird. Der Stil ist persönlicher und gibt ein Update der aktuellen Lage.
Über wichtige Angelegenheiten am Standort wird regelmäßiger über Ad-hoc-Nachrichten per E-Mail informiert. Auch diese Informationen werden als Aushänge zur Verfügung gestellt.
Der am Standort verfügbaren großen Bildschirme werden verstärkt für die interne Kommunikation genutzt. Zusätzlich sollten weitere Info-Monitore und PC-Stationen für die Kantine und in Pausenräumen beschafft werden. Dort können für alle zugänglich Videos und andere wichtige Informationen aufgespielt werden.
d) Wichtige Zielgruppe Manager
Als wichtigste Ansprechpartner für Mitarbeiter erhalten Manager künftig regelmäßig praktische und leicht umsetzbare Tipps und Tricks, wie sie die Kommunikation in und mit ihrem Team verbessern können.
Best Practices teilen: Manager, die bei den Mitarbeiterumfragen immer besonders gut abschneiden, sollen darüber berichten, was sie anders machen und wie sie ihre Teams motivieren.
Alle Manager am Standort erhalten ein eintägiges Kommunikationstraining, das für sie maßgeschneidert ist und auf Feedback aus der Belegschaft beruht.
4. Das Ergebnis
Noch befinden wir uns mitten in der Umsetzung, die ich in diesem Projekt begleite.
Viele Punkte, die ich meinem Kunden vorgeschlagen habe, sind mittlerweile umgesetzt. So enthält das Mitarbeitermagazin einen vierseitigen Einhefter, im Newsletter wird regelmäßig über den Standort berichtet, die Updates des Geschäftsführers erscheinen regelmäßig, der erste Round Table fand ebenfalls statt.
Das Feedback der Mitarbeiter ist durchweg positiv: Sie fühlen sich besser informiert und Ernst genommen. Während des Round Tables fanden sehr rege und konstruktive Diskussionen statt. Die teilnehmenden Mitarbeiter waren sichtlich motiviert und bedankten sich im Nachgang mit sehr persönlichen E-Mails an den Geschäftsführer.
Das Kommunikationstraining steht. Allerdings musste das Live-Training aufgrund der Coronasituation abgesagt werden. Es wird voraussichtlich in den nächsten Monaten online stattfinden.
Wenn weitere Maßnahmen umgesetzt und ausreichend getestet sind, werden sie in Folge im Unternehmen bundesweit eingeführt.
Du möchtest regelmäßig von mir hören? Dann trage dich in meinen Newsletter ein. Dort bekommst du Tipps rund um das Thema Kommunikation und einen persönlicheren Einblick in mein Leben.
